職場には仕事の進め方が上手くて仕事が早い人と、そうでない人の２タイプいると思いますが、仕事が早い人って「仕事の優先順位を付けて段取りが上手くできる」のだと思います。
新しい職場や未経験の分野ではすぐに得られる能力では無いですよね。
優先順位をつけるにもどれが優先度が高いのかは、ある程度仕事に慣れないと判断が難しい部分になります。
経験値を積む以外で、仕事の進め方が上手くなるコツをご紹介したいと思います。
1.整理とリスト化
仕事を進めるうえで大切になってくるのが自分の与えられた仕事を整理することです。
整理しないで仕事を進めると目的・目標が設定できないのでいつまでもゴールが分からず、同じ場所をぐるぐる回っているような状態になってしまいます。
目的・目標を設定するには自分の抱えている仕事を全て書き出しリスト化します。
「〇月〇日までに終わらさなければならない」期限がある仕事、「利益率が高い」など会社にとって重要度が高い仕事などで分類し優先順位をつけます。
これらの項目に対して優先順位をつけたら着手するのが通常ですが、冒頭で述べましたように仕事に慣れていない内はこれらの判断で正しいのかどうかを上司に確認してから着手しましょう。
優先順位を間違えると、最悪の場合、仕事をしていないように見なされてしまうこともあります。
2.進め方の見直し
リスト化した仕事を進めるにあたって、優先順位の高い仕事から手をつけるのではなく、まずルーチンの仕事を見直します。
毎日繰り返している仕事や単純作業などです。
これらの効率を上げることで、時間に余裕が生まれ優先順位の高い仕事に集中できます。
メールの返信や報告書は可能な範囲でテンプレート化します。
よく使う文例などは日ごろからストックしておきます。次に、何かと時間を取られる電話ですが「誰からかかってきた場合は○○」「誰の場合は〇時にかけ直す」など周りに伝言を頼みます。
伝達ミスを防ぐ為に付箋やメモで必ず残します。
そうすると自分に無駄な連絡が来ることも防げますし、自分のスケジュールが順調に進みます。
常日ごろから「自分がいなくても仕事が回るように根回しする」のが効率をあげるコツです。
何でも完璧に自分でこなすのではなく、ある程度機械や人に頼るのも悪いことではありません。
3.危険予測
仕事を順調に進めるためにはどうしても人に動いてもらう作業が必要です。
ですが人は必ずミスをします。
ここで重要なのはミスを予測して頼めるかです。
先ほどあげた伝達事項をメモにするという例で考えると、口頭で伝えられた言葉は時間が経つと曖昧になりますが、メモという形にすれば確実に残ります。
ここまでは普通の進め方です。
仕事が早い、進め方が上手い人はメモを無くされてしまう可能性まで予測して頼みます。
「自分がセッティングした段取りを確実に他人に実行してもらう」「ミスされても仕事に与える影響が少ないようにする」事を考えて頼むのがコツです。
先ほどの例で言えば、メモではなくメールをし、さらに重要な案件の場合は、メールしたことを口頭で伝えるなどの方法が挙げられます。
4.メリハリ
仕事の進め方がうまい人は休憩の取り方も上手いです。
人間の集中力は平均５０分と結構短いです。
頑張って長時間仕事するよりも１０分でも一旦リフレッシュして頭を休めた方が作業効率は上がりミスも減ります。
5.上司のスケジュール把握と報連相
確認や許可が必要な場合、上司が捕まらないと仕事が進みません。
終わるはずの仕事がいつまでも中途半端な状態になり次の仕事にも影響します。
また、自分では段取りよく進めているつもりでも上司の判断次第で物事はガラッと変わります。
自分の仕事が一区切りついた時、一旦手を止めて自分の進行状況を報告するなど、上司に細かく報連相する習慣を付ければ修正や変更の二度手間も防げますし、上司のスケジュールもだいたい分かってきます。
6.まとめ
仕事をうまく進めるには慣れや経験も必要ですが、こういったコツが意識できれば早いうちに仕事の進め方が上手くなるのではないかと思います。