事務職の中でも一般事務や営業事務という職種を聞いたことがあるかと思います。
実際にどんな仕事内容でどんな違いがあるかご存知でしょうか？
今回は、営業事務と一般事務の仕事内容を解説していきます。
1.営業事務とは
営業事務とは、顧客と直接やり取りをしている営業担当者のサポートをすることが主な仕事内容です。
営業事務が直接顧客とやり取りをすることも頻繁にあります。
専門的な事務作業をこなしていくのが営業事務の仕事です。
営業や会社にとって非常に貴重な存在です。
正社員、契約社員、派遣社員、アルバイト、パートなど雇用形態は様々です。
1-1．具体的な仕事内容
具体的な仕事内容は
- 見積書作成
- 提案書作成
- 資料作成
- 社内会議資料作成
- プレゼンテーション資料作成
- 電話応対
- メール対応
- 問い合わせ対応
- 請求書作成
- 商品の受発注
- 納期管理
- 在庫管理
などがあります。
1-2．必要なスキル
資料作成の業務もあるので、Excel、Word、PowerPointなどパソコンのスキルも必要になります。
場合によってはAccessなどを使用することもあります。
商品の受発注や在庫管理などの社内業務から、顧客とのやり取りや提案資料の作成など社外業務まで幅広い業務を行います。
営業担当者の代わりに顧客対応をしたり、アポイントを取ることもあるので、ビジネスマナーも必須です。
仕事に関わる関係者が社内外と多くなるため、臨機応変な対応が求められ、常に優先順位を決めながら業務を進めていく要領の良さが求められます。
もちろんコミュニケーションを積極的に取ることも必要となり、調整力も必要です。
企業によっては取引先が海外の場合もあるので、英語力が必要になる場合もあります。
また、複数の営業担当者をサポートする場合もあり、営業担当者ごとに柔軟に対応を変えることも大切です。
優秀な営業事務とは、営業担当者の行動を先回りして予測し、事前に準備をしたり、営業担当者の気付かない部分をフォローすることが出来る人です。
営業事務のサポートによって、営業担当者の成績が左右されることもあるくらい非常に重要な役割を担っていますので、やりがいを感じる人もいるでしょう。
ですが、いくら営業担当者が成績を上げても、直接的に営業事務の評価につながることは少ないようです。
営業事務とは、縁の下の力持ちが苦にならない性格や、裏で支えることに対してもやりがいを感じられる人に向いている職種だと思います。
2.一般事務とは
一般事務は、事務作業や庶務一般が主な仕事内容です。
営業事務は間接的に営業担当者の売上に関係する業務が多いですが、一般事務は売上というよりは社内業務がメインとなります。
一般事務も、正社員、契約社員、派遣社員、アルバイト、パートなど雇用形態は様々です。
2-1．具体的な仕事内容
具体的な仕事内容は
- 電話対応
- メール対応
- FAX対応
- 来客対応
- 郵便物の仕分け
- ファイリング
- データ集計
- 伝票発行
- 経理業務
- 消耗品の管理
- 書類管理
- 勤怠管理
- 納期管理
- 在庫管理
などがあります。
2-2．必要なスキル
企業や部署によって業務の範囲は様々です。
営業事務と比較すると専門的な業務は少ないです。Excel、Wordなどのパソコンのスキルがあれば一般的な事務の業務はこなせるのではないでしょうか。
ですが、それ以上のパソコンのスキルが必要ないということではありません。
スキルがあることで業務の効率化ができたり、仕事のスピードアップができるので、徐々にスキルアップしていくのが理想的なのではないかと思います。
一般事務は、基本的には社内業務がメインとなりますが、多くの部署と関わるのでコミュニケーション能力や細かい気配りが必要になります。
自分の仕事だけをこなすという考え方では社内での連携を取ることができません。
黙々と事務作業をこなしていくというイメージを持っている方もいるかもしれませんが、電話対応やメール対応、来客対応、クレームなど様々な仕事が突発的に発生するため、自分のペースで黙々と仕事をすることはまず無理でしょう。
臨機応変に対応する力も必要となります。
細かい仕事で、ミスが許されない上にスピードも求められる業務が多いです。
コツコツと丁寧に素早く仕事をこなしていく能力が求められます。
一般事務は売上など評価する基準がないため、モチベーションを維持するのが難しいかと思います。
営業事務のような直接的なサポート業務は少ないですが、営業や他の部署から感謝されることにやりがいを感じる人が多いようです。
このようなホスピタリティの精神に対してモチベーションを維持できる人に向いているのかもしれません。
3.まとめ
同じ事務職でも、営業事務と一般事務ではたくさんの違いがありますね。
営業事務は社外よりの業務、一般事務は社内よりの業務が多いことがわかっていただけたかと思います。
どちらも表舞台に立つわけではなく、影で支える業務がほとんどですので、やりがいやモチベーションなど、自分の中でコントロールすることが長く続けるコツかもしれません。
自分の性格にあった事務職を見つけ、みんなから頼りにされる存在になれるよう、頑張ってください。